Website DevelopWell
职位描述
关于Advance Native Political Leadership Action Fund:
Advance Native Political Leadership Action Fund (Advance) 是一个由美国原住民领导的全国性组织，致力于解决美国政治中存在的巨大差距和独特的障碍。我们提供培训、资源和策略，支持原住民领袖，特别是原住民妇女和双性人，为实现公平、正义和代表性而努力。我们创造解决方案，以应对增加原住民在选举政治和竞选中的代表性和参与度的需求。通过扩大原住民在选举办公室中的代表性，我们积极塑造一个真正反映我们所有社区的未来。
为什么我们现在需要这个角色：
我们的团队正处于组织历史的激动人心的时刻。过去一年，我们的员工人数翻了一番，使我们能够更有效地运行项目，建立更大的未来原住民候选人网络，并加强与全国更多原住民和土著社区及组织的联系。从行政和运营的角度来看，这意味着我们的联合创始执行董事被要求参与更多的外部活动，并处理日益复杂和快速变化的优先事项和承诺。这个职位至关重要，我们正在寻找一位经验丰富的行政支持人员，作为执行董事的合作伙伴，确保她能够专注于正确的时间和正确的任务，推动使命向前发展。
关于这个角色：
Advance正在寻找一位执行助理加入我们的团队。执行助理直接向执行董事报告，负责提供高水平的行政和组织支持。这个角色负责安排和管理日程，处理报销、费用报告，安排旅行，准备报告，在快节奏的环境中管理沟通，并处理机密信息。他们将作为执行董事与我们的员工、顾问、资助者和其他利益相关者之间的日程安排联络人。这个职位需要出色的专业沟通、组织和人际交往技能。理想的候选人将具有高度的谨慎和判断力，并有与高管合作的经验。合适的候选人还将能够独立工作，成功完成任务，并主动与关键利益相关者沟通优先事项和变化。
典型的一天可能包括以下任务：
-
与执行董事进行每日站立会议，讨论当天的日程安排，确保他们为每个会议准备好所需的一切，包括有关利益相关者和会议目标的任何有用信息或背景。
-
为跨州的多日会议预订会议旅行并协调所有物流（例如，拼车或租车、酒店、机票、晚餐和午餐会议）。
-
回应关键合作伙伴的日程安排询问，在内部检查可能的冲突，并行使判断哪些日程安排承诺是可以移动的，哪些是不可协商的。
-
偶尔参加内部或外部会议，作为代理，收集并传达相关信息给执行董事，并提出下一步建议。
-
与其他内部员工合作，格式化和更新材料，以便在关键利益相关者会议之前分发（例如，咨询委员会会议、全体团队会议议程、潜在和当前捐助者会议）。
offer要求 [offer requirements]
角色与职责：
这些职责是对角色的估计。角色可能会根据申请人的技能、兴趣和组织的不断变化的需求而变化。
执行支持
-
主动管理执行董事的动态日历（提出问题，就权衡达成一致，确保会议之间有足够的空间/旅行时间，保留审查区块等）。
-
代表执行董事管理和起草信函，优先考虑即将到来的截止日期，了解员工的参与情况，并建议战略机会以提高利益相关者的参与度和效率。
-
及时为执行董事提供行政支持（例如，完成并提交信用卡费用报告、报销请求和其他会计相关文书工作）。
-
监督所有旅行安排和行程规划，以符合执行董事的偏好（例如，航班、住宿、地面和公共交通、旅行期间举行的离线会议）。支持执行董事在旅行后整合旅行笔记并跟踪后续任务。在某些情况下，这可能包括陪同执行董事进行旅行活动和现场会议。
-
谨慎管理敏感信息，确保机密文件的安全分发和存储。
-
愿意在非标准时间工作，包括周末和旅行，如果需要的话。偶尔需要前往顾问会议、退修会和其他现场会议。
咨询委员会联络
-
与咨询委员会管理日程安排，会议材料，并提供所需的支持。
-
作为咨询委员会和执行董事的主要联络人和行政经理。
-
安排季度咨询委员会会议，并在会议前管理协调和交付所有移动部分，包括材料（议程、包等）、确认和后续行动。
-
记录咨询委员会会议笔记，起草会议纪要，并跟踪会议后的协调和沟通，确保任何必要的后续行动得到落实。
-
根据需要支持额外的委员会形成，包括安排会议，发送会议提醒，记录笔记，并提供一般项目管理。
一般行政管理
-
管理员工和领导团队的会议和退修会日程。
-
根据需要管理额外的虚拟办公室运营，例如文件系统组织和数据管理，起草信函，处理请求，更新多个文档或平台上的数据。
-
根据需要为运营团队提供支持，参与组织项目和倡议（入职和离职管理，员工退修会，记录每周员工和领导团队电话会议笔记等）。
-
对Native Leadership Institute和其他项目的流程保持高层次的认识，并支持跨团队的合作和行政需求（财政赞助请求，支持跨团队沟通，并保持对大局优先事项的概览）。
-
为组织不断扩展的计划工作提供行政支持，包括与当选官员、部落领导人、盟友、联盟的日程安排，根据需要支持计划物流，并在我们的Salesforce数据库中管理联系人和拨款数据。
-
根据需要提供特别项目或活动支持，包括日程安排、物流或项目协调。
-
其他职责根据需要分配。
职位资格：
要在这个角色中取得成功，我们相信合适的候选人将具备以下大部分资格。一些候选人可能会因为不符合每个职位要求而感到沮丧，我们鼓励你无论如何都要申请。
-
3-5年支持高级执行人员的相关经验，最好是在公共部门或非营利组织环境中。
-
能够独立确定哪些会议是执行人员的首要优先事项，并相应地安排日程。
-
出色的书面和口头沟通技巧，包括代表高级执行人员撰写信函的经验。
-
有效利用Google Workspace产品（Gmail、Google日历、Google文档、Google表格和Google云端硬盘）的记录。
-
在以前的项目中展示出即使在没有经验的情况下也能找到创造性解决方案的能力。
-
对自己文化身份的认识，尊重差异，并有能力学习和建立在不同的文化和社区规范上。
-
展示出取得结果的能力；战略性、主动性和创造性地思考。
-
记录提出解决方案、在挑战或机会出现时主动与同事沟通、并愿意提问的记录。
-
记录在动态截止日期前平衡竞争优先事项的记录。
-
展示出对细节的关注，跟进工作职责，并能够在快速准确地工作时保持灵活性。
-
能够在非标准时间工作，包括周末和旅行，如果需要的话。
-
能够同时处理多个项目和跨部门工作，并以专业的态度进行。
-
对公平和包容作为组织实践和文化的承诺。
-
舒适地远程或面对面工作，并有与团队和主管远程合作的经验。
-
偏好位于美国东部或中部时区的候选人。
offer福利 [offer benefits]
在Advance工作
这个职位的年薪范围为$75,000 – $95,000，并提供丰厚的综合福利。包括但不限于：
-
综合医疗、牙科和视力保险
-
用于医疗和家属护理的灵活支出账户
-
退休计划（401k，IRA）——如果我们至少节省6%的工资，我们提供最高5%的401K匹配。
-
慷慨的带薪休假套餐（假期、病假和公共假期）以及额外的全体员工“休息日”（春季和秋季假期，延长冬季假期）
-
“夏季星期五”——从6月初到8月底的4天工作周
-
每年$1,500用于专业发展培训和/或辅导
-
其他福利包括在家工作，包括补偿手机、互联网和其他必要设备的费用
这是一个远程职位，偏好位于美国东部或中部时区的候选人，并需要在家办公地点持续使用电话和互联网。这个职位可能需要最多20%的旅行。我们不为此职位提供美国签证赞助。
面试过程+时间表：
申请日期：优先申请截止日期为7月26日，但申请将滚动接受，直到职位填补。目标开始日期为2024年8月底，我们将继续面试，直到找到合适的候选人。
面试过程：合格的候选人将参加一系列面试。将有三次到四次1小时的面试，以及一次1小时的练习，持续六周。
如何申请：
-
请点击“申请”。
-
提交更新的简历。
-
提交一封明确说明你为什么对这个职位感兴趣以及是什么让你成为强有力的候选人的求职信。
- 请提供申请问题的答案。这些问题给了我们的招聘团队一个机会，以更好地了解候选人，用你自己的话。我们会在审查你的简历和求职信时一起审查这些问题。求职信和申请中包含原创思想的候选人将被优先考虑。
Advance Native Political Leadership Action Fund是一个平等机会的雇主。这意味着我们不会因为种族、民族、性别、年龄、宗教、国籍、婚姻状况、怀孕、个人外貌、退伍军人身份、残疾、性取向、性别认同或表达、家庭责任或政治倾向而歧视人们。