职位描述
工作概述：
该职位将主要为首席运营官 (COO) 提供支持，并可能扩展到协助组织内的其他管理人员。理想的候选人应具备出色的组织能力、对细节的关注以及高效管理多项任务的能力。这是一个至关重要的职位，包含各种行政、活动支持和组织职责。
主要职责：
本职位描述无意全面列出该职位所要求的活动、职责或责任。
行政支持：
– 日程管理：
– 主动管理行政领导团队的日程安排，确保有效利用时间，优先安排重要会议和约会。
– 协调和安排内部和外部会议，同时考虑时区和可用性。
– 通信和沟通：
– 代表行政领导团队起草、编辑和校对电子邮件、信件和其他通信。
– 费用管理：
– 跟踪和管理领导团队的费用，确保准确、及时地提交费用报告。
– 核对信用卡账单和收据。
– 订购和管理办公用品，确保必要物品随时可用。
– 保密：
– 谨慎、保密地处理敏感和机密信息。
– 与执行团队和其他利益相关者建立并保持高度信任。
– 特殊项目：
– 在各种特殊项目中为执行领导团队提供支持，开展研究、收集数据，并在需要时提供行政协助。
– 与跨职能团队合作，确保实现项目里程碑。
活动策划：
– 与首席运营官和相关利益方合作，构思、研究、策划和执行与活动有关的各种想法。
后勤协调：
– 与供应商协调，确保及时交付服务和材料。
来宾服务：
– 作为活动与会者的联络人，处理询问并提供帮助。
现场支持：
– 在活动期间到场管理现场后勤，处理突发问题，确保活动顺利进行。
相关准备工作：
– 协助制作活动材料，包括节目单、标牌和宣传品。
– 确保所有材料都已印刷完毕，并可根据需要分发。
活动后评估：
– 进行活动后评估，以收集反馈意见并评估活动的成功程度。
– 汇编和分析数据，以确定需要改进的地方，并为今后的活动实施更改。
会议笔记：
– 提前准备会议议程、整理相关文件并分发材料。
– 出席首席运营官和其他高管的会议，记录详细全面的笔记。
– 在会议期间和会后总结关键的讨论要点、决策和行动项目。
会议后续工作：
– 将会议记录汇编成简洁明了的摘要，分发给相关利益方。
– 确保记录行动项目并在会后及时分发。
Asana 任务管理：
– 利用我们的任务管理平台 Asana，根据会议记录和行动项目创建和组织任务。
笔记与 Asana 的集成：
– 将会议笔记和行动项目无缝集成到 Asana 中，为跟踪进度提供集中位置。
任务优先级：
– 与首席运营官合作，确定 Asana 中任务的优先级，确保与公司整体优先级保持一致。
与团队成员协作：
– 使用 Asana 与团队成员协作，促进沟通并确保任务进度的透明度。
– 简化根据新信息和新进展更新 Asana 的流程。
任务状态报告：
– 从 Asana 生成定期报告，提供正在进行的任务和项目的状态更新。
– 与相关的利益相关者共享这些报告，让他们随时了解进展情况。
Asana 优化：
– 不断探索和实施 Asana 中的新功能，以优化任务管理流程。
– 随时了解使用 Asana 提高效率的最佳实践。
用户培训和支持：
– 为团队成员提供有关有效使用 Asana 进行任务管理的培训课程。
– 为 Asana 相关咨询提供持续支持和故障排除。
利益相关者联络：
– 担任首席运营官与内部/外部利益相关者之间的主要联络人。
– 管理收到的通信并确定优先次序，必要时过滤和重定向查询。
电子邮件通信：
– 代表首席运营官起草、编辑和校对电子邮件，保持专业和一致的语气。
– 管理首席运营官的电子邮件收件箱，对邮件进行分类并及时回复。
电话和语音邮件管理：
– 接听和筛选电话，准确记录信息并确保及时回复。
– 管理首席运营官的语音邮件，根据需要优先处理和转发留言。
文件和信息管理：
– 建立并维护系统、有序的物理和电子文件归档系统。
– 确保重要文件、记录和参考资料的可访问性和易于检索。
项目规划：
– 与首席运营官和其他管理人员合作规划和启动项目。
跨职能协作：
– 与各部门紧密合作，确保在项目中开展有效的跨职能协作。
任务分配和跟踪：
– 根据项目要求，协助向团队成员分配任务。
– 利用项目管理工具跟踪任务进度，确保在截止日期前完成任务。
资源分配：
– 与部门主管合作，有效分配资源，包括人员、预算和设备。
– 确保团队拥有执行项目任务所需的资源。
风险管理：
– 识别项目成功的潜在风险，并制定缓解策略。
– 在整个项目生命周期内定期评估和更新风险管理计划。
演示准备：
– 协助创建和准备项目更新、利益相关者会议和执行简报的演示。
– 汇编和组织相关数据和信息，为演示内容提供支持。
提案支持：
– 与首席运营官和其他高管合作，为新项目或业务机会制定提案。
文件审核和编辑：
– 审核与项目相关的文件、建议书和报告，确保其准确性、一致性并符合公司标准。
客户沟通：
– 担任项目所涉客户或利益相关者的联络人。
项目报告：
– 为首席运营官和其他高管定期生成项目状态报告。
– 总结关键指标、成就和挑战，为决策提供见解。
质量保证：
– 实施质量保证流程，确保项目交付成果符合既定标准。
时间线管理：
– 与首席运营官密切合作，确保项目时间线切实可行。
经验教训：
– 促进项目后评估，总结经验教训，确定需要改进的领域。
offer要求 [offer requirements]
– 要求有相关经验
– 必须保持最高水平的专业性和保密性。
– 在活动行业担任行政助理或类似职务的丰富经验。
– 出色的组织和多任务处理技能。
– 能够保密并谨慎处理敏感信息。
offer福利 [offer benefits]
– Monday – Friday 9AM – 6PM
– $20 – $25 per hour